E-Mails gehören heute für uns zu Standardinstrument der täglichen Geschäftskommunikation. Zumindest dann, wenn man einen Internetzugang besitzt. Seit Jahresbeginn geistert ein Gesetz über neue Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails durch die Welt. Dieses Gesetz mit dem lieblichen Namen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) schreibt den meisten Unternehmern vor, in der E-Mail – etwa im Abspann – bestimmte Informationen über den kaufmännischen Betrieb anzugeben. Mit diesem Thema möchte ich mich an der Stelle aber nicht weiter beschäftigen. Wer sich hierfür näher interessiert, möge bitte hier nachsehen oder sich bei mir melden.
Vielmehr möchte ich die E-Mail Signatur am Ende einer E-Mail als Marketinginstrument vorstellen. Auch ohne das EHUG war es bislang üblich, am Ende der E-Mail Namen, Anschrift, Telefonnummer sowie E-Mail- und Webadresse anzugeben. Doch man kann die Signatur auch als Medium für kostenlose Werbebotschaften nutzen. Ein wenig aufgepeppt durch Striche, Wellen oder andere Symbole kann man auf Veranstaltungen, auf Neuigkeiten, Tipps oder Links hinweisen.
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Wo und wie lässt sich die Unterschriftsdatei einrichten?
Nahezu jedes Mailprogramm erlaubt das Anlegen einer Signaturdatei. In vielen Programmen können Sie mehrere unterschiedliche Signaturen anlegen und beim Verfassen Ihrer E-Mail entscheiden, welche Sie verwenden möchten. Schauen Sie einmal in der „Hilfe-Funktion“ Ihres eingesetzten Programms nach den Stichworten: „Unterschrift“, „Unterschriftsdatei“, bei englischsprachiger Software auch nach „Signature“, bzw. „Signatures“.
Dort müssten Sie fündig werden und eine detaillierte Anleitung vorfinden. Meist wird die Signatur in einem kleinen Fenster innerhalb des Programms erstellt, manche Programme verlangen auch die Pfadangabe zu einer Text-Datei, welche die Signatur beinhaltet. Eine solche Textdatei erstellen Sie ganz einfach. Öffnen Sie als Windows-Nutzer einfach mit der Folge PROGRAMME – ZUBEHÖR – EDITOR den Texteditor, schreiben Ihre Zeilen und speichern diese Datei. Im E-Mail-Programm verweisen Sie dann auf diese Datei. Natürlich sollten Sie die Signatur erst einmal testen und an Freunde und Bekannte verschicken. Fragen Sie diese, ob die Signatur sauber formatiert ankommt und ob Sie auf verschiedenen Systemen gleich gut lesbar ist. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie nach jeder Zeile ein „hartes Zeilenende“ setzen (RETURN-drücken). Die maximale Zeilenlänge sollte 65 Zeichen betragen (inklusive Leerzeichen zwischen Worten).

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Frank Bärmann

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