Immer wieder führe ich Gespräche mit Unternehmen, die ihre Newsletter mit Outlook oder anderen vorhandenen E-Mail-Ressourcen versenden. Der Grund ist häufig, dass sie der Auffassung sind, eine professionelle Versandlösung lohne sich nicht für sie. Ich habe ein paar Argumente gesammelt, warum auch für einen Versand an 1000 oder weniger Adressen eine professionelle Lösung lohnt.

Zustellung
Rein technisch betrachtet können Sie Ihren Newsletter mit Outlook oder einem anderen kostenfreien E-Mail-Werkzeug versenden. Allerdings gibt es hier erhebliche Einschränkungen und Unsicherheiten:

  1. Oft müssen Sie Ihren Newsletter in kleinen Paketen von unter 100 Mails versenden, um die Limitierungen Ihres Providers zu umgehen
  2. Versenden Sie mit anderen Systemen, die einen größeren Versand technisch ermöglichen, wissen Sie nicht, ob die versandten Massenmails von den einzelnen E-Mail-Providern akzeptiert werden. Denn als Selbstschutz vor Spam haben Provider Sicherheiten in ihren Systemen. Ein Filtersystem davon, sorgt dafür, dass Massenmails von unbekannten IP-Nummern zurückgewiesen werden.
  3. Um eine Zustellung zu gewährleisten, müssten sich die versendenden Unternehmen bei jedem E-Mail-Provider auf die „Weiße Liste“ setzen lassen. Das ist weder organisatorisch von kleinen Unternehmen zu leisten, noch akzeptieren große E-Mail-Provider Anträge von vergleichsweise kleinen Firmen. Das heißt: mit einer „Inhouse“-Lösung laufen Sie Gefahr, dass schon heute rund 20 Prozent Ihrer versandten E-Mails ihre Empfänger nicht erreichen. Und die Tendenz ist steigend.
  4. Außerdem erfahren Sie auch nicht, ob die Rückläufer nicht zum Teil „Pseudo-Bounces“ sind. Das heißt, Rückweisungen von E-Mail-Providern, die diese Technik verwenden, um Spam-Mails zu filtern. Ein professionelles System versucht die Zustellung einer Mail mehrfach. Diese Möglichkeit haben Sie mit Outlook nur manuell.

Kurz: Rausschicken ist einfach, garantiert beim Empfänger abliefern ist mit Outlook und ähnlichen Mailprogrammen nicht gewährleistet.

Personalisierung
Eine Personalisierung des Newsletters aus Outlook heraus ist nicht möglich. Damit vergeben Sie eine wichtige Möglichkeit, mit der persönlichen Ansprache Ihrer Empfänger Klick- und Konversionsraten zu steigern.

Gestaltung
Verschicken Sie nicht nur einen reinen Text-Newsletter, sondern gestaltete HTML-Newsletter mit Outlook, ist die Erstellung aufwändig und häufig inkonsistent. Zudem ist bei Outlook nicht gewährleistet, dass Ihr Newsletter in den unterschiedlichen Mailsystemen auch nur einigermaßen ähnlich ankommt. Das heißt, der Anspruch auf Professionalität geht verloren.

Erfolgsmessung
Wenn Sie mit Outlook versenden, haben Sie wenig Möglichkeit, Erfolge zu messen. Sicher, Sie können nachvollziehen, dass der Verkauf von Produkten eventuell nach dem Erhalt Ihres Newsletters gestiegen ist. Doch jenseits dieses Zusammenhangs erfahren Sie nichts über Ihre Leser.

Wie viele Mails nicht zugestellt werden konnten, müssen Sie mühsam auszählen. Dabei können Sie nicht sicher sein, wie viele Mails über die bekannte Zahl der Bounces hinaus nicht zugestellt werden konnte.

Sie erfahren nichts über Klickraten einzelner Artikel. Damit wissen Sie nichts über die konkreten Interessen Ihrer Empfänger und können entsprechend Ihre künftigen Newsletter auch nicht optimieren.

Zeit
Die manuelle An- und Abmeldung zu einem Newsletter ist sehr aufwändig. Auch wenn Sie die Adressen regelbasiert in einem Outlook-Ordner sammeln, müssen Sie vor und nach jedem Versand die Adressen abgleichen. Die Fehlerquote bei der manuellen Bearbeitung steigt, je mehr Abonnenten Sie in Ihrer Liste haben. Doch eine Beschwerde über eine nicht durchgeführte Abmeldung kann ausreichen, Ihnen viel Ärger zu bereiten. Im besten Fall ist es nur Zeitaufwand.

Nachweis und Dokumentationsmöglichkeit
Wenn Sie Newsletter versenden, müssen Sie den Nachweis führen können, dass sich die Empfänger wirklich für Ihren Newsletter angemeldet haben. Wie können Sie das unaufwändig mit Outlook bewerkstelligen? Wenn Sie Beschwerden von Adressaten erhalten oder sich Personen von Ihrer Liste austragen lassen, sollten diese zu Dokumentationszwecken auf einer Abmeldeliste gesammelt werden. Auch dieses ist mit Outlook äußerst unkomfortabel. Wenn Outlook nicht auf einem Server gespeichert ist, sondern von einem Einzelrechner versandt wird, ist die Übernahme historischer Daten bei einem Rechner- oder Systemwechsel umständlich, aufwändig und voller Unwägbarkeiten.

Kosten
Die einmaligen Lizenzkosten für eine Versandlösung im Mittelfeld – die für Outlook-Versender allemal ausreicht – sind in der Regel über das Jahr geringer als der Personalaufwand für die Erstellung, Versendung und Verwaltung von Newslettern mit Outlook.

Fazit
Ein Versand mit Outlook oder anderen Mailsystemen ist zeitaufwändig, die Zustellung ist nicht immer gewährleistet und eine Erfolgskontrolle so gut wie gar nicht möglich. Darüber hinaus verzichten Unternehmen auf viele Direktmarketingmöglichkeiten, die für äußerst geringe Kosten erhältlich sind.

Was für Möglichkeiten professionelle Versandlösungen außerdem bieten, erfahren Sie in meinem kostenfreien E-Mailkurs „Mit E-Mailmarketing Umsätze steigern – Tricks der Profis

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