Als Unternehmer weiß man, dass die Außendarstellung in der Öffentlichkeit, beim Kunden sehr wichtig ist. Das gilt auch für den Telefonkontakt. Ruft ein Interessent oder Kunde an, muss er während der normalen Geschäftszeiten jemanden erreichen können. Läuft dauernd der Anrufbeantworter, macht das keinen guten Eindruck.
Wenn man viel unterwegs ist, kann man sich die Anrufe ins Büro entweder aufs Handy umleiten lassen, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter ans Telefon setzen oder einen Bürodienst beauftragen. Solche sogenannte „Virtual Office Center“ schießen in den letzten Jahren in fast allen größeren Städten wie die sprichwörtlichen Pilze aus dem Boden.
Ein virtuelles Büro schafft dabei vor allem eines: Freiheit und Unabhängigkeit. Vor allem für viele kleine und mittelständige Unternehmen sind virtuelle Sekretariatsleistungen dabei oft eine unverzichtbare Hilfe, denn eigene Mitarbeiter fürs Büro sind sehr kostenintensiv, wie der folgende Beitrag zeigt. Hier habe ich versucht, einen Vergleich zwischen dem Betrieb eines herkömmlichen Büros und eines Virtual Offices zu ziehen.
1. Erreichbarkeit für seine Kunden
Jeder Selbständige lebt von seinen Kunden – und von der Pflege seiner Kundenbeziehungen (mehr zum Thema Kundenbeziehungsmanagement). Das ist zwar eine Binsenweisheit, wie wichtig das aber tatsächlich ist wird aber viel zu oft übersehen. Die Pflege der Kundenbeziehungen bedeutet nämlich auch, für seine Kunden zu den üblichen Geschäftszeiten immer erreichbar zu sein. Gerade für kleinere Unternehmen stellt das nicht einen Spagat dar – zwischen wirklich produktiver Arbeitsleistung und Pflege der Kundenkontakte. Ein Sekretariat, das erst einmal alle Anliegen freundlich entgegennimmt und dann geordnet weiterleitet, ist oft ein wertvoller Puffer für Selbständige. Selbst immer und in jeder Situation telefonisch erreichbar sein zu müssen, bedeutet ansonsten hohe Zeitverluste und eine Menge Stress, weil auf jedes Anliegen sofort reagiert werden muss.
In diesem Punkt erfüllen sowohl konventionelle Büros als auch virtuelle Offices die gleiche Aufgabe: Kundenanrufe werden entgegengenommen, die Anliegen notiert und vorsortiert und gegebenenfalls weitergeleitet. Durchgestellt wird nur nach Rückfrage und in den notwendigen Fällen.
2. Professionalität versus Unternehmenswissen
Virtuelle Sekretärinnen sind hoch professionell und können am Telefon überzeugen. Eigene Mitarbeiter oder Assistenten können daneben auch noch kleinere Arbeiten erledigen, wenn sie anfallen, und schon im Vorfeld Auskünfte geben. Das ist fallweise recht nützlich – hat aber seinen Preis.
3. Der Kostenvergleich
Die Möglichkeit kleinere Aufgaben und einfachere Kundeninformationen zusätzlich delegieren zu können, bezahlt man in der Regel deutlich teurer. Bei einer konventionellen Lösung fällt zum ersten schon einmal die Büromiete an – je nach Lage kann das einen erheblichen Kostenaufwand bedeuten. Virtuelle Office Center sind dagegen so gut wie immer in angesehenen Top-Lagen angesiedelt. Bei einem eigenen Büro sind solche angesehenen Adressen dagegen dann oft unerschwinglich. Was man nicht vergessen sollte: eine Adresse in einer Top-Lage trägt unter Umständen eine Menge zum Unternehmensimage bei – bei Kunden und bei Geschäftspartnern. Machen wir einmal folgende Rechnung auf (Bruttolohn 1.900,00 Euro):
– Krankenversicherung 136,33 Euro (bei 6,50%)
– Rentenversicherung 204,69 Euro (bei 9,75%)
– Arbeitslosenversicherung 68,16 Euro (bei 3,25%)
– Pflegeversicherung 17,83 Euro (bei 0,85%)
– Vermögenswirksame Leistungen 39,00 Euro (bei 100%)
Die Gesamtkosten der Sekretärin betragen somit immerhin 2.366,01 Euro pro Monat.
Zum anderen müssen natürlich die deutlich höheren Kosten für den Assistenten oder die Assistentin berücksichtigt werden. Angestelltenverhältnisse sind unflexibel und kostenintensiv, zu den anfallenden Lohnnebenkosten kommt dann auch noch dazu, dass man auch im Fall von Krankheit (im Durchschnitt 9,5 Tage im Jahr) oder Urlaub des Mitarbeiters entsprechenden Ersatz braucht. Beim virtuellen Sekretariat fällt all das weg. Fragt man sich nun, wie viel Gewinn (nicht Umsatz) man mehr erzielen kann, wenn eine Sekretärin eingestellt wird. Dann merkt man recht schnell, ob es sich lohnt oder nicht.
Ein virtuelles Office hingegen kostet monatlich 150,00 Euro bis 600,00 Euro – je nach Anrufvolumen und zusätzlichen Serviceleistungen. Möglich Zusatzlistungen sind beispielsweise: Sekretariatsarbeiten von der Termin- und Reiseplanung, Korrekturlesen, Transkription von Diktaten bis hin zur Erstellung von Präsentationen oder Texten für Internetseiten.
Eine ausführliche Übersicht über Leistungen und Preise erhält man unter www.bueroservices.info.
4. Outsourcen statt delegieren
Eine kostentechnisch günstigere Lösung für die anfallenden Aufgaben, die ein Mitarbeiter in einem konventionellen Büro während seiner Arbeitszeit erledigen kann, gibt es ebenfalls eine gute Alternative: Outsourcing. In vielen Fällen ist das deutlich günstiger als einen Mitarbeiter zu beschäftigen, wenn man so viel wie möglich von vornherein auslagert. Kopfzerbrechen über Krankenstände, Ersatzmitarbeiter und liegen gebliebene Arbeit gibt es dabei auch nicht.
Der große Vorteil eines virtuellen Office ist deren Flexibilität und die verhältnismäßig geringen kosten. Bei Personalengpässen können kleine und mittelständige Unternehmen den Service auch kurzfristig stunden- oder tageweise nutzen, ohne sich langfristig zu binden.
Was haltet Ihr von den virtuellen Büros?