Virtueller Office: Sinnvolle Alternativen zum klassischen Büro?

Als Unternehmer weiß man, dass die Außendarstellung in der Öffentlichkeit, beim Kunden sehr wichtig ist. Das gilt auch für den Telefonkontakt. Ruft ein Interessent oder Kunde an, muss er während der normalen Geschäftszeiten jemanden erreichen können. Läuft dauernd der Anrufbeantworter, macht das keinen guten Eindruck.

Wenn man viel unterwegs ist, kann man sich die Anrufe ins Büro entweder aufs Handy umleiten lassen, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter ans Telefon setzen oder einen Bürodienst beauftragen. Solche sogenannte „Virtual Office Center“ schießen in den letzten Jahren in fast allen größeren Städten wie die sprichwörtlichen Pilze aus dem Boden.

Ein virtuelles Büro schafft dabei vor allem eines: Freiheit und Unabhängigkeit. Vor allem für viele kleine und mittelständige Unternehmen sind virtuelle Sekretariatsleistungen dabei oft eine unverzichtbare Hilfe, denn eigene Mitarbeiter fürs Büro sind sehr kostenintensiv, wie der folgende Beitrag zeigt. Hier habe ich versucht, einen Vergleich zwischen dem Betrieb eines herkömmlichen Büros und eines Virtual Offices zu ziehen.

1. Erreichbarkeit für seine Kunden

Jeder Selbständige lebt von seinen Kunden – und von der Pflege seiner Kundenbeziehungen (mehr zum Thema Kundenbeziehungsmanagement). Das ist zwar eine Binsenweisheit, wie wichtig das aber tatsächlich ist wird aber viel zu oft übersehen. Die Pflege der Kundenbeziehungen bedeutet nämlich auch, für seine Kunden zu den üblichen Geschäftszeiten immer erreichbar zu sein. Gerade für kleinere Unternehmen stellt das nicht einen Spagat dar – zwischen wirklich produktiver Arbeitsleistung und Pflege der Kundenkontakte. Ein Sekretariat, das erst einmal alle Anliegen freundlich entgegennimmt und dann geordnet weiterleitet, ist oft ein wertvoller Puffer für Selbständige. Selbst immer und in jeder Situation telefonisch erreichbar sein zu müssen, bedeutet ansonsten hohe Zeitverluste und eine Menge Stress, weil auf jedes Anliegen sofort reagiert werden muss.

In diesem Punkt erfüllen sowohl konventionelle Büros als auch virtuelle Offices die gleiche Aufgabe: Kundenanrufe werden entgegengenommen, die Anliegen notiert und vorsortiert und gegebenenfalls weitergeleitet. Durchgestellt wird nur nach Rückfrage und in den notwendigen Fällen.

2. Professionalität versus Unternehmenswissen

Virtuelle Sekretärinnen sind hoch professionell und können am Telefon überzeugen. Eigene Mitarbeiter oder Assistenten können daneben auch noch kleinere Arbeiten erledigen, wenn sie anfallen, und schon im Vorfeld Auskünfte geben. Das ist fallweise recht nützlich – hat aber seinen Preis.

3. Der Kostenvergleich

Die Möglichkeit kleinere Aufgaben und einfachere Kundeninformationen zusätzlich delegieren zu können, bezahlt man in der Regel deutlich teurer. Bei einer konventionellen Lösung fällt zum ersten schon einmal die Büromiete an – je nach Lage kann das einen erheblichen Kostenaufwand bedeuten. Virtuelle Office Center sind dagegen so gut wie immer in angesehenen Top-Lagen angesiedelt. Bei einem eigenen Büro sind solche angesehenen Adressen dagegen dann oft unerschwinglich. Was man nicht vergessen sollte: eine Adresse in einer Top-Lage trägt unter Umständen eine Menge zum Unternehmensimage bei – bei Kunden und bei Geschäftspartnern. Machen wir einmal folgende Rechnung auf (Bruttolohn 1.900,00 Euro):

– Krankenversicherung 136,33 Euro (bei 6,50%)
– Rentenversicherung 204,69 Euro (bei 9,75%)
– Arbeitslosenversicherung 68,16 Euro (bei 3,25%)
– Pflegeversicherung 17,83 Euro (bei 0,85%)
– Vermögenswirksame Leistungen 39,00 Euro (bei 100%)

Die Gesamtkosten der Sekretärin betragen somit immerhin 2.366,01 Euro pro Monat.

Zum anderen müssen natürlich die deutlich höheren Kosten für den Assistenten oder die Assistentin berücksichtigt werden. Angestelltenverhältnisse sind unflexibel und kostenintensiv, zu den anfallenden Lohnnebenkosten kommt dann auch noch dazu, dass man auch im Fall von Krankheit (im Durchschnitt 9,5 Tage im Jahr) oder Urlaub des Mitarbeiters entsprechenden Ersatz braucht. Beim virtuellen Sekretariat fällt all das weg. Fragt man sich nun, wie viel Gewinn (nicht Umsatz) man mehr erzielen kann, wenn eine Sekretärin eingestellt wird. Dann merkt man recht schnell, ob es sich lohnt oder nicht.

Ein virtuelles Office hingegen kostet monatlich 150,00 Euro bis 600,00 Euro – je nach Anrufvolumen und zusätzlichen Serviceleistungen. Möglich Zusatzlistungen sind beispielsweise: Sekretariatsarbeiten von der Termin- und Reiseplanung, Korrekturlesen, Transkription von Diktaten bis hin zur Erstellung von Präsentationen oder Texten für Internetseiten.

Eine ausführliche Übersicht über Leistungen und Preise erhält man unter www.bueroservices.info.

4. Outsourcen statt delegieren

Eine kostentechnisch günstigere Lösung für die anfallenden Aufgaben, die ein Mitarbeiter in einem konventionellen Büro während seiner Arbeitszeit erledigen kann, gibt es ebenfalls eine gute Alternative: Outsourcing. In vielen Fällen ist das deutlich günstiger als einen Mitarbeiter zu beschäftigen, wenn man so viel wie möglich von vornherein auslagert. Kopfzerbrechen über Krankenstände, Ersatzmitarbeiter und liegen gebliebene Arbeit gibt es dabei auch nicht.

Der große Vorteil eines virtuellen Office ist deren Flexibilität und die verhältnismäßig geringen kosten. Bei Personalengpässen können kleine und mittelständige Unternehmen den Service auch kurzfristig stunden- oder tageweise nutzen, ohne sich langfristig zu binden.

Was haltet Ihr von den virtuellen Büros?

8 thoughts on “Virtueller Office: Sinnvolle Alternativen zum klassischen Büro?

  1. So ein virtuelles Büro ist eine tolle Sache! Besonders, wenn man sich gerade vor kurzer Zeit selbständig gemacht hat, wie ich. Mit diesen Services werden einem ganz einfach die „unwichtigen“ aber dennoch wichtigen Dinge abgenommen. Ich habe in Wien das Service von youroffice.at in Anspruch genommen. Hier kann ich meine Services ganz einfach selbst auf meine Bedürfnisse abgestimmt zusammenstellen. Und auch jederzeit erweitern.

  2. Hi Gerald,
    youroffice scheint sehr gut zu sein. Alternativ gibt es für uns Wiener noch
    Virtuellesbuero , dort kann man „Virtuelle Büros“ mieten und auch „Postservice“ wie Telefonservice“ beanspruchen. Für kleine und mittlere Unternehmen scheint mir diese Lösung die Zukunft darzustellen, da es einfach kostengünstiger ist und man trotzdem gute Postadressen erhält. Hoffe der Link kann einigen bei der Suche helfen, die Anbieter auf diesem Weg suchen.
    Viele Grüße!

  3. Eine Alternative für den Raum Frankfurt ist meetnwork bin so froh darüber gewesen, dass es solche Anbieter gibt, da ich sonst gar nicht so schnell mit meinem Geschäft voran gekommen wäre! Super um auch Meetings dort zu halten, wenn die Kunden auch nur auf der Durchreise in der Stadt sind. Sowas nimmt einem generell viel Ärger und Druck ab und den hat man beim Starten eines eigenen Geschäfts ja schon zu genüge.

    Grüße, Peer

  4. Sehr aufschlussreicher Artikel, das hätten wir nicht besser schreiben können 🙂

    Aus eigener Erfahrung: Es besonders wichtig darauf zu achten (wie Sie in Ihrem Artikel auch erwähnt haben), dass Büroräume und/oder Meetingräume an gegebener Adresse vorhanden sind, falls der Kunde mal nach einem Meeting vor Ort fragt.

    Viele Grüße aus Kassel,
    Alex

  5. Hallo,

    ich habe auch ein kleines Start-Up Unternehmen. Da kommt uns eine VA oft gut. Haben bisher schon mehrere getestet. Bei http://www.gormi.de hat das Preis-Leistungs-Verhältnis gepasst. Hier sind wir vorerst mal hängen geblieben.

    Wir sparen uns sehr viel Zeit und Geld für festes Personal.

    Gruß
    Pietro

  6. Hi ich als selbständiger Consulter nutze auch schon seit ein paar Jahren Virtual Offices, die mich in meiner Organisation unterstützen. So habe ich z.B. Offices in Frankfurt und Hamburg bei https://www.ubc-collection.com/virtual-offices.html
    Das ermöglicht es mir gute Adressen aufzuführen, die meine Reputation stärken und für den Fall eines Termins, habe ich dann eben auch die Möglichkeiten potenzielle Kunden in die jeweiligen Büroräume einzuladen. Das ist schon wirklich sehr praktisch zumal die Büroräume wirklich geschmackvoll eingerichtet sind. Auch die Mitarbeiter des Anbieters, die sich um die Korrespondenz kümmern machen einen hervorragenden Job.

  7. Mein Chef ist auf der Suche nach einem anderen Büro zum Mieten, weil wir Angestellten jetzt recht viele sind und der Raum zu klein geworden ist. Dann bin ich auf diese Seite gestoßen, die ich sehr interessant finde. Natürlich könnte man einige alternative Methoden ausprobieren, wie eine virtuelle Sekretärin. Das könnte eine gute und wirksame Idee sein, danke.

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