Vor einigen Wochen berichtete ich über meine Suche nach einer Softwarelösung für unsere PR-Arbeit. Insgesamt waren drei Lösungen ins Finale gekommen, entschieden habe ich mich für die PR-Software Medius. Heute möchte ich über unsere praktische Arbeit mit Medius berichten.
Wie ich ebenfalls bereits berichtete, handelt es sich bei Medius im Gegensatz zu den führenden anderen Lösungen nicht um eine Cloud-, sondern um eine Client-Server-Lösung. Dabei wird lokal eine Microsoft SQL Datenbank installiert, auf die die Software dann zugreift.
Dieser Ansatz wird im Cloud-Computing Zeitalter immer seltener, wie ich feststellen musste. Jedoch spielen die Themen Compliance und Datenschutz eine immer größere Rolle, so dass eine Software, die ausschließlich mit personenbezogenen Daten arbeitet, durchaus sinnvoller lokal statt in der Cloud aufgehoben ist.
Leider ist die Installation einer Client-Server-Lösung im Vergleich zu einer Cloud-Lösung nicht so schnell und einfach erledigt. Denn man benötigt zum Betrieb einen Microsoft SQL-Server. Da dem Entwickler und Herausgeber der Software, Markus Schweikart, dies bewusst ist, bietet er dem Kunden eine Ferninstallation per Remote-Zugriff oder eine Vor-Ort-Installation mit anschließender Schulung an. Bei mir wurde der SQL-Server auf meinem PC installiert, er kann aber auch auf jedem Firmeneigenen Server laufen.
Innerhalb einer halbstündigen Remote-Session waren Server, Datenbank und Software installiert. Mein Team hatte im Vorfeld die bereits beschriebenen diversen Excel Tabellen mit den Presseverteilern so umgebaut und vorbereitet, dass die Listen schnell in die Datenbank importiert waren. Auch das erledigte der Erfinder der Software per Fernzugriff. Nach einer Stunde war Medius auf meinem Rechner arbeitsbereit.
Was kann Medius?
Medius gibt es seit mehr als 20 Jahren. Die Software unterstützt die tägliche Arbeit von PR-Schaffenden – von der Adressverwaltung über das Verteiler- und Versand-Management bis hin zur Kontaktnachverfolgung.
Die Software ist in vier Bereiche / Module unterteilt: Adressen, Verteiler, Termine und Medienanalyse.
1. Adressen: Medienkontakte und Presseverteiler effizient verwalten
Aktuelle Adresslisten von Journalisten und Redaktionen sowie sauber gepflegte Presseverteiler bilden die Grundlage einer erfolgreichen Öffentlichkeitsarbeit. Medius arbeitet hier wie ein professionelles CRM-System und hilft uns, endlich die Adressen der Verlage, Medien und die persönlichen Kontakte der Redakteure effizient, fehlerfrei und zuverlässig zu verwalten. Die relationale Datenbank teilt die Daten dabei in Stammdaten einer Adresse/eines Mediums und die Kontaktdaten eines Redakteurs / einer Redakteurin auf. So pflegt man die Stammdaten nur ein Mal für alle Redakteure dieses Verlags / Mediums. Sollten man sich für die Anbindung und Implementierung von Zimpel-Datensätzen entscheiden, so werden deren Adressdaten vollständig in die Datenbank integriert und sauber getrennt von den einen Daten gehalten. Der eigene Datenbestand bleibt davon unberührt. Selbst neue Kontaktformen wie Twitter-Account, XING-Profil oder Blog-Adresse können in den Stammdaten hinterlegt werden.
2. Verteiler: Verteiler aufbauen, pflegen und Aussendungen abwickeln
Im Bereich Verteiler werden aus den Adressbeständen spezifische Presseverteiler erstellt. Dabei besteht jede Freiheit, einen Verteiler nach eigenem Gutdünken zu erstellen.
Wir haben uns zunächst für themenbezogene Fachverteiler und regionale Presseverteiler entschieden. Daraus kann man dann mit wenigen Klicks spezifische Kundenverteiler zusammenstellen. Dies geschieht ziemlich smart per Drag & Drop.
In dieser Vorgehensweise liegt der riesengroße Vorteil für uns gegenüber den Excel-Listen. Wird im Bereich Adressen ein Datensatz verändert (z.B. neue Telefonnummer), ist dieser auch in allen Verteilern automatisch geändert. Scheidet ein Redakteur aus, so kann man ihm Adressbestand einmal löschen, er verschwindet in allen Verteilern. Wünscht eine Redakteurin keine Meldungen / E-Mails mehr, so wird der Datensatz dieser Person für alle Aussendungen gesperrt und im Verteiler nicht mehr berücksichtigt.
Diese Kombination aus Verteiler-Erstellung und Adressverwaltung macht uns die Arbeit erheblich einfacher. Natürlich sind dies Standard-Funktionen einer jeden Adressverwaltung, einer jeden CRM-Lösung und auch der anderen PR-Software-Lösungen.
Es gibt aber einige Besonderheiten für die PR-Branche z.B. bei der Adressverwaltung. So kann man Regionalausgaben, Themen- und Mediapläne der Verlage und Themenbereiche, Ressorts, besondere Vorlieben der Redakteure in die Datenbank eintragen. Zudem kann man Clippings erfassen und einem Medium bzw. Redakteur zuordnen.
Presseaussendungen
Die Verteiler sind natürlich nicht in der Datenbank um der Verteiler willen, sondern, um damit Presseaussendungen zu erledigen, vorzugsweise per E-Mail. Dazu hat Medius einen eigenen Mail-Client an Bord: Medius Mail. Mit diesem Client kann man sehr komfortabel auf Basis eines erstellten und ausgewählten Verteilers die E-Mail Aussendungen (auch Post oder Fax ist möglich) erledigen. Das funktioniert wie die Serienbriefe in Word & Co.
Man hat die Auswahl, die E-Mail als einfachen Text oder als gestaltete HTML E-Mail zu gestalten. Cool ist die Möglichkeit, eine Mailvorlage in Word zu gestalten und dann in Medius Mail zu importieren. So könnte man eine komplett gestaltete E-Mail mit Logo, Unterschrift, Farben etc. nutzen. Davon bin ich allerdings kein Freund, deshalb nutze ich diese Vorlagenfunktion nicht. Bei uns gehen alle E-Mail als Plain-Text oder einfache HTML-E-Mail raus.
Man kann mehrere Anhänge anfügen, die von lokalen Festplatte geladen werden. Diese sollten sich von der Datengröße aber im normalen Rahmen halten, denn die Empfänger wollen ja keine E-Mails mit Megagroßen Anhängen.
Über eine Testaussendungs-Funktion kann man die Aussendung so lange testen, bis es passt. Am Ende kann man die Aussendung sofort starten oder zu einem bestimmten Zeitpunkt planen.
Wichtig ist hier, dass die Aussendung automatisch in die Kontakthistorie des Empfängers eingetragen wird. So sieht man immer bei der Person, welche Presseaussendung er / sie wann erhalten hat.
Medius hat noch viele weitere, feine Funktionen, die unsere PR-Arbeit tatsächlich deutlich einfacher und effizienter machen.
3. Termine: Wiedervorlage und Termine verwalten
Es soll vorkommen, dass man sich einen Kontakt bzw. eine Aufgabe im Zusammenhang mit der PR-Arbeit auf Wiedervorlage legt, um später mit einem Redakteur Kontakt aufzunehmen. Diese Termine kann man in dem Bereich Termine bei Medius verwalten. Wir nutzen diese Funktion aktuell noch nicht.
4. Medienanalyse
Auch das Modul Medienanalyse nutzen wir noch nicht. Hier kann man analytische und grafische Auswertungen zur Medienresonanz erstellen, wenn man die Clippings erfasst hat. Auch gibt es die Möglichkeit, Medien-Reports zu erstellen.
Arbeiten im Netzwerk
Eines der wichtigsten Argumente für Cloud-Lösungen ist die einfache Zusammenarbeit im Team. Jedes Teammitglied bekommt einen Zugang und kann – je nach Bearbeitungsrechten – mit dem Werkzeug arbeiten. Das ist bei Medius eigentlich ähnlich. Allerdings nur im eigenen lokalen Netzwerk. Solange sich alle Rechner bzw. Mitarbeiter im gleichen Netzwerk befinden, kann auch von anderen Rechnern eine Verbindung zu der Datenbank auf dem Hauptrechner aufgebaut ist. Das mag ein Nachteil sein, wenn mein Rechner mal nicht vor Ort ist. Damit kann ich aber leben. Theoretisch könnten wir auch einen eigenen Webserver mit SQL Datenbank betreiben, dann wäre ein Zugriff orts- und zeitunabhängig möglich.
Ein Nachteil mag sein, dass es den Client nur für die Windows Betriebssysteme (von Windows XP bis zu Windows 10) gibt. Viele Agenturen arbeiten mit MacOS und können die Software daher nicht nutzen. Vielleicht kommt das noch.
Kosten
Die Kostenstruktur von Medius ist an die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen angepasst. Bereits für 100,00 Euro im Monat können zwei Anwender den vollen Funktionsumfang der Software nutzen. Dieser Betrag beinhaltet sowohl die Lizenz- und Laufzeitkosten als auch den telefonischen Support. Installation, Datenübernahme und Schulung hat mich 400,00 gekostet. Je nach Aufwand um Umfeld können diese Kosten aber variieren.
Wer zudem die nahtlose Integration der deutschen Journalistendatenbanken Zimpel nutzen möchte, muss nochmal knapp 300 Euro im Monat drauflegen. Das sind aber die Preise von Zimpel.
Andere Anbieter wie myconvento sind hier für 1 Anwender ein wenig günstiger. Hier kostet 1 Anwender 50 Euro, bis 5 Anwender 150 Euro. Wenn man die Mediendatenbank (von Stamm) und die Themenpläne von TopicPro nutzen möchte, kommen noch mal 150 Euro bzw. 200 Euro für bis zu 5 Anwender obendrauf. Für 2 Nutzer würde myconvento also 350 Euro kosten.
Fazit
Mir war lange nicht klar, wie sehr ich eine PR-Software brauche und wie ineffektiv wir mit Excel & Co. gearbeitet haben.
Im Zuge der immer schärfer werdenden Datenschutzbestimmungen könnte die Entscheidung für eine Client-Server-Lösung und gegen eine Cloud-Lösung für die Verarbeitung von ausschließlich personenbezogenen Daten die richtige Entscheidung gewesen sein. Denk mal drüber nach, wenn du dich für eine solche PR-Software interessierst.
Infos unter http://medius-online.de/